Para emitir facturas electrónicas con un sistema privado, Hacienda le pide tres datos: un usuario de producción, una contraseña de producción y una llave criptográfica con su PIN. Sin ellos, su sistema no puede firmar ni enviar comprobantes. La buena noticia es que el trámite se hace en línea, no tiene costo en Hacienda y toma pocos minutos. En esta guía le explicamos qué es cada dato y cómo obtenerlo paso a paso en TRIBU-CR.
Qué es la llave criptográfica y para qué sirve
La llave criptográfica es un certificado digital que emite Hacienda a nombre del contribuyente. Su sistema de facturación la usa para firmar cada comprobante electrónico, de modo que Hacienda pueda confirmar que fue usted quien lo emitió y que el documento no se alteró.
Se entrega como un archivo (en formato .p12) protegido con un PIN numérico. El archivo y el PIN siempre van juntos: uno sin el otro no funciona.
No la confunda con la firma digital que emiten los bancos: son mecanismos distintos.
Usuario y contraseña de producción: no son los de la OVi
Aquí está la confusión más común. El usuario y la contraseña con los que usted entra a TRIBU-CR no son los que se configuran en el sistema de facturación.
Hacienda genera unas credenciales aparte, llamadas usuario y contraseña de producción, que su sistema usa para conectarse con los servicios de comprobantes electrónicos. Según las guías publicadas, el usuario de producción:
- Empieza con cpf- si es persona física o cpj- si es persona jurídica.
- Sigue con un número asociado a su identificación.
- Termina en @prod.comprobanteselectronicos.go.cr.
Antes de empezar
Tenga a mano lo siguiente:
- Su usuario y contraseña de TRIBU-CR. Si aún no lo tiene, créelo desde el sitio de Hacienda con su cédula, DIMEX o NITE. Le explicamos el contexto en qué es TRIBU-CR.
- Acceso al correo y al celular registrados en su RUT, porque ahí llegan los códigos de verificación y, en algunos casos, las credenciales.
- Una computadora donde pueda descargar y guardar archivos con seguridad.
Paso a paso en TRIBU-CR
Los nombres exactos de los menús pueden variar un poco según las actualizaciones de la plataforma, pero el recorrido general es este.
Paso 1: ingrese a la Oficina Virtual (OVi)
Entre a TRIBU-CR desde el sitio del Ministerio de Hacienda e inicie sesión con su usuario, su contraseña y el código de validación que le llega por correo o mensaje de texto.
Paso 2: seleccione el obligado tributario
Si administra más de un perfil (por ejemplo, el suyo como persona física y el de una sociedad), elija aquel para el cual va a generar las credenciales.
Paso 3: entre al apartado de facturación (Tico Factura)
En el menú lateral, busque la opción Tico Factura. Ahí se gestionan tanto el facturador gratuito de Hacienda como las credenciales para usar un sistema privado.
Paso 4: cree el usuario indicando que usará otro sistema
El sistema le ofrecerá crear un usuario de facturación. Cuando le pregunte si va a usar Tico Factura, indique que usará otro programa o sistema de facturación. Así se generan el usuario y la contraseña de producción.
Paso 5: guarde el usuario y la contraseña de producción
La plataforma le mostrará las credenciales y, según las guías disponibles, también las envía al correo registrado. Anótelas en un lugar seguro. Las va a necesitar al configurar su sistema.
Paso 6: genere la llave criptográfica
Una vez creado el usuario, aparecerá la opción para generar la llave criptográfica. El sistema le pedirá definir un PIN numérico y confirmarlo (varias guías indican que es de 4 dígitos). Memorícelo y guárdelo con cuidado.
Paso 7: descargue el archivo
Descargue la llave a su computadora. Algunos navegadores la guardan directamente en la carpeta de Descargas, así que revise ahí si no la ve.
Paso 8: configúrela en su sistema de facturación
En su sistema de facturación, cargue el archivo de la llave, escriba el PIN y copie el usuario y la contraseña de producción. Si todo está bien, el sistema confirmará la conexión con Hacienda.
Consejos de seguridad
- No comparta la llave ni el PIN por canales inseguros. Quien los tenga podría firmar comprobantes a su nombre.
- Guarde una copia del archivo en un lugar seguro, separado del PIN.
- Revise la fecha de vencimiento del certificado y anótela en su calendario. Las fuentes consultadas no coinciden en el plazo exacto de vigencia, por lo que conviene verificarlo en la OVi.
- Si cambia de computadora o sospecha que la llave se comprometió, puede generar una nueva desde la OVi. Tenga presente que la llave nueva sustituye a la anterior, así que deberá actualizarla en su sistema.
Problemas frecuentes
- "Usuario o contraseña incorrectos" en el sistema de facturación: verifique que esté usando las credenciales de producción y no las de la OVi.
- "PIN incorrecto": el PIN debe ser exactamente el que definió al generar esa llave. Si lo olvidó, genere una nueva.
- Las facturas empiezan a rechazarse de un día para otro: revise si la llave venció o si se generó una nueva sin actualizarla. Vea nuestra guía sobre factura rechazada por Hacienda.
- Ya tenía llave de la ATV: confirme con su proveedor de facturación si sus credenciales siguen funcionando con TRIBU-CR o si conviene generar unas nuevas.
Cómo le ayuda Facturaenlanube
Si prefiere delegar este proceso, en Facturaenlanube le acompañamos paso a paso para obtener su llave criptográfica en TRIBU-CR y dejarla configurada en el sistema. Desde 2018 brindamos un servicio VIP con respuesta ágil y atención personalizada, a un precio competitivo. Escríbanos por WhatsApp al 8613-0001 o llame al 4070-0485 y le atiende uno de nuestros especialistas. Si ya perdió el acceso a sus credenciales, revise también recuperar cuenta.
Este contenido es informativo; para su caso particular consulte con su contador.
