Cada línea de una factura electrónica en Costa Rica debe llevar un código CABYS. Para un profesional independiente, elegirlo bien es más importante de lo que parece: el código describe el servicio que usted presta, se relaciona con la tarifa de IVA y, si está mal, puede causar rechazos o diferencias en sus declaraciones. En esta guía le explicamos qué es el CABYS y cómo elegir el correcto para sus servicios, paso a paso.
Qué es el CABYS
CABYS significa Catálogo de Bienes y Servicios. Es una lista oficial que asigna un código a cada bien y servicio que se comercializa en el país. Fue impulsado por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica (BCCR), que lo publica y actualiza.
Su uso en los comprobantes electrónicos es obligatorio desde el 1 de diciembre de 2020. El código CABYS no reemplaza el código interno que usted le dé a su servicio; se indica en un campo propio del comprobante.
Con la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, el CABYS también es obligatorio en las notas de crédito y débito ligadas a un comprobante que lo contenga.
Cómo está formado un código CABYS
El código que se usa en la factura tiene 13 dígitos y va de lo general a lo específico:
- Los primeros dígitos indican la categoría general (por ejemplo, si se trata de un bien o de un tipo de servicio).
- Los dígitos siguientes van precisando la división, el grupo y la clase.
- El código completo de 13 dígitos identifica el bien o servicio específico.
Para facturar, siempre debe usar el código completo de 13 dígitos, no una categoría intermedia.
Por qué importa elegir bien
La tarifa de IVA
Cada código CABYS tiene asociada una tarifa de IVA de referencia. Por ejemplo, muchos servicios profesionales están en la tarifa general, mientras que ciertos servicios de salud privados tienen una tarifa reducida si se cumplen los requisitos de ley. Si elige un código que no corresponde, podría estar cobrando una tarifa equivocada. Le explicamos lo básico en nuestra guía de IVA en servicios profesionales.
Evitar rechazos
Si el código no existe en el catálogo vigente o está incompleto, Hacienda puede rechazar el comprobante. Vea qué hacer en ese caso en factura rechazada por Hacienda.
Coherencia con su actividad
Hacienda cruza la información de sus facturas con su actividad económica registrada y con sus declaraciones. Un CABYS coherente con lo que usted realmente hace le evita diferencias difíciles de explicar.
Cómo elegir el código correcto, paso a paso
Paso 1: describa su servicio con palabras simples
Antes de buscar, escriba en una frase qué servicio presta. Por ejemplo: "consulta de psicología", "asesoría legal", "diseño de planos", "consulta nutricional". Si presta varios servicios distintos, haga una lista.
Paso 2: busque en el catálogo oficial
Consulte el catálogo CABYS en el sitio del Banco Central de Costa Rica, donde puede buscar en línea o descargarlo en Excel. Muchos sistemas de facturación también traen un buscador integrado.
Paso 3: pruebe sinónimos
Si no encuentra su servicio con la primera palabra, intente con sinónimos o términos más generales. Por ejemplo, en lugar del nombre de una técnica específica, busque el tipo de servicio (consulta, asesoría, terapia, diseño, auditoría).
Paso 4: llegue al nivel más específico
Entre los resultados, elija el código de 13 dígitos cuya descripción se parezca más a lo que usted hace. Evite códigos genéricos de "otros servicios" si existe uno que describa mejor su servicio.
Paso 5: revise la tarifa de IVA asociada
Fíjese en la tarifa que el catálogo asocia al código. Si es distinta de la que usted esperaba, no la cambie por su cuenta: confirme con su contador cuál aplica en su caso.
Paso 6: configúrelo una sola vez en su sistema
Guarde cada servicio en su sistema de facturación con su código CABYS. Así no tiene que buscarlo cada vez que factura.
Paso 7: revíselo de vez en cuando
El catálogo se actualiza periódicamente. Si una factura empieza a dar problemas con un código que antes funcionaba, verifique que siga vigente.
Errores comunes de los profesionales con el CABYS
- Usar el mismo código para todo, aunque presten servicios muy distintos.
- Copiar el código de un colega sin verificar que describa el mismo servicio.
- Elegir un código de un bien cuando lo que se vende es un servicio.
- Cambiar la tarifa de IVA a mano sin respaldo legal.
- No revisar el catálogo después de una actualización.
Ejemplos de cómo pensar la búsqueda
No le daremos códigos específicos, porque el código correcto depende de la descripción exacta de su servicio y del catálogo vigente. Pero sí puede guiarse así:
- Un médico o psicólogo que da consultas debe buscar entre los servicios de salud humana y fijarse en la tarifa asociada. Vea también factura electrónica para médicos.
- Un abogado o contador debe buscar entre los servicios jurídicos o de contabilidad y auditoría.
- Un ingeniero o arquitecto debe buscar entre los servicios de ingeniería y arquitectura, distinguiendo, por ejemplo, entre diseño, consultoría o inspección.
- Un consultor debe buscar el tipo de consultoría que presta (gestión, tecnología, recursos humanos, etc.).
Cómo le ayuda Facturaenlanube
En Facturaenlanube usted configura sus servicios una sola vez, con su código CABYS y su tarifa, y factura desde el celular o la computadora sin volver a buscarlos. Si necesita ayuda para identificar el código correcto, nuestros especialistas le orientan con rapidez por WhatsApp al 8613-0001 o al teléfono 4070-0485. Es el mismo acompañamiento personalizado que brindamos desde 2018 ante cada actualización del catálogo y de Hacienda, a un precio competitivo. Conozca nuestros planes.
Este contenido es informativo; para su caso particular consulte con su contador.
